12 000 enfants, près de 90 points d'accueil (écoles, restaurants scolaires, centres aérés...) et,  chaque jour depuis plusieurs années, une question récurrente : comment automatiser le pointage des présences pour assurer la remontée des listes rapidement avec le moins d'erreurs possible, et rendre moins astreignant le travail de pointage et de transmission des données des agents municipaux ? « Si, depuis 1986, l'informatisation des services du secteur scolaire a été bien menée, la question des pointages demeurait en revanche sans solution », reconnaît Cécile Persehaie, chef de projet au sein du service informatique de la Mairie de Rennes.

 

Et pour cause, les contraintes d'un tel pointage sont multiples. « Les enfants sont répartis sur des dizaines de sites sur lesquels le personnel municipal des écoles  doit effectuer ce pointage jusqu'à trois fois par jour, précise Cécile Persehaie. En outre, les listes ne sont pas immuables, ce qui peut être source d'erreurs. Enfin, ces relevés doivent  être transmis par le personnel de pointage au service facturation le plus rapidement possible. » La Mairie de Rennes a bien entendu regardé ce qui se pratiquait ailleurs. « Des systèmes fondés sur des badges individuels ont un temps retenu notre attention, se souvient Cécile Persehaie. Mais le coût du dispositif à notre échelle et les retours d'expérience mitigés nous ont détourné de cette solution. »

 

A défaut de solution informatisée, des listes sont donc établies pour couvrir une période de six semaines d'activité, imprimées, puis envoyées dans les points d'accueil. Sur place, le personnel coche ces listes et les modifie lorsque des noms n'y figurent pas ou ne semblent pas correspondre. « Résultat, commente  Cécile Persehaie, un travail fastidieux, trop d'erreurs et 3 à 4 semaines de délai entre le retour des fiches et l'établissement de la facturation, même avec le recours à un lecteur optique. Il était évident qu'il fallait trouver un moyen de passer en 'mode dynamique' », résume la chef de projet.

 

C'est l'arrivée à maturité de la 3G et les nouveaux développements du logiciel de facturation qui donnent l'intuition à Cécile Persehaie que ce « mode dynamique » peut devenir une réalité. Suffisamment pour permettre d'imaginer une extension mobile au progiciel Concerto de l'éditeur Arpège, déjà exploité par la Mairie de Rennes dans la gestion des services d'accueil d'enfants. En collaboration avec le distributeur SFR Entreprises Come In, une solution est élaborée, composée d'un terminal Qtek 9600, un Pocket PC fonctionnant sous Windows Mobile, doté d'une connexion 3G et offrant un clavier complet.

 

Le terminal mobile exécute une extension du progiciel Concerto. Chaque jour, le personnel responsable du pointage reçoit sur son terminal un message qui comprend plusieurs fichiers : la liste des enfants, mais aussi des informations sur les coordonnées des parents ou encore sur un régime alimentaire spécifique qui doit être suivi. L'ergonomie des écrans a été pensée pour  le confort du personnel chargé du pointage , permettant ainsi de réduire les risques d'erreurs. Une fois toutes les présences et absences relevées, la liste ainsi enrichie est retournée au service de facturation

 

Dans la pratique, ce pointage des listes sur un terminal en lieu et place d'une saisie sur document papier ne prend pas plus de temps, voire un peu moins. « Surtout, le nombre d'erreurs s'est sensiblement réduit et la facturation s'établit désormais au fil de l'eau dès que les listes sont retournées, explique Cécile Persehaie. Au niveau des services centraux, les gains de productivité sont importants et nous disposons désormais de statistiques beaucoup plus fiables sur la fréquentation des sites. Plus généralement, ajoute la représentante du service informatique de la municipalité, le déploiement de l'outil a sensiblement amélioré la communication entre les services centraux et les sites d'accueil. Et, manifestement, le dispositif a contribué à valoriser le travail du personnel sur le terrain. »

 

Sur le terrain justement, l'adhésion à la solution semble bonne. Déployés entre septembre 2006 et juin 2007, 85 terminaux sont aujourd'hui employés. Les services municipaux ont pris eux-mêmes en main la formation et l'accompagnement des utilisateurs durant des premières semaines. « Il était important que nous nous en occupions nous-mêmes pour expliquer l'enjeu et prendre le temps d'initier des personnes qui, parfois, ne s'étaient encore jamais servies d'un outil informatique. »

 

Avec un pointage couvrant environ 12 000 enfants et opéré matin, midi et soir, l'application mise en place suscite légitimement l'intérêt. Rennes a ainsi reçu la visite d'une douzaine d'autres collectivités intriguées par ce projet. Aucun doute, l'application mobile adoptée par Rennes devrait inspirer très prochainement d'autres services municipaux.